Les comptes créditeurs. Tâche administrative inutile ou fonctions d’affaires essentielles?

Le traitement des exceptions aux règles de votre entreprise

Il y a plusieurs problèmes fréquents en lien avec le traitement des factures qui donnent du fil à retordre au service des CC et qui font en sorte que votre entreprise rate des rabais liés aux paiements anticipés, écope des frais de retard, et peut causer des conflits avec les fournisseurs ainsi que des pertes de revenu. Ces problèmes sont souvent amplifiés pour les plus grosses entreprises qui ont plus d’une plateforme de CC et dont les achats sont décentralisés. Voici quelques-uns de ces défis ainsi que leurs solutions possibles :

• Identification des factures en double : arrêtez de payer les fournisseurs plus d’une fois en automatisant l’identification des factures en double en comparant les données des factures reçues aux factures déjà réglées.

• Fournisseurs non approuvés : la plupart des services de CC ne peuvent pas traiter les factures qui viennent de fournisseurs qui ont fourni des biens et des services à l’entreprise si le fournisseur n’est pas enregistré dans le système en tant que fournisseur approuvé. Une bonne solution de procédure d’affaires devrait pouvoir fournir une réponse automatisée à ces fournisseurs non approuvés et leur fournir un lien pour aller s’enregistrer ainsi que les indications sur la façon de resoumettre leur facture, ce qui fait en sorte que le service des CC économise du temps et n’a pas besoin gérer les fournisseurs frustrés et fâchés.

• Fournisseurs en double : il n’est pas rare que le même fournisseur se retrouve dans plusieurs bases de données de fournisseurs sous plusieurs noms de contacts, adresses et numéros de compte. Le traitement automatique peut vous aider à identifier efficacement plusieurs fournisseurs qui ont le même nom qui causent des incohérences lorsque vient le temps d’associer des factures au bon compte.

Centraliser vos comptes créditeurs

Certains facteurs comme des fusions, des acquisitions ou une grande croissance qui mène à une expansion à d’autres emplacements décentralisent les systèmes de comptes créditeurs, possiblement sur plusieurs plateformes de CC différentes, dont chacune comporte ses propres règles et exceptions d’entreprise… et ses propres maux de tête. Lorsque vous devez gérer ce genre d’anarchie, vous pourriez être à court des ressources nécessaires pour consolider ou remplacer les différentes plateformes, puisque vous serez déjà occupé à gérer les problèmes quotidiens que cause la situation. Externaliser cette « anarchie » libérera les experts en la matière dans votre équipe, et ils pourront aider à résoudre et planifier un système amélioré et intégré.

Les services de contenu d’entreprise et de flux de travaux de Ricoh

Notre solution gère l’entièreté du procédé, conçoit une stratégie solide et utilise un mélange unique de saisie intelligente et d’automatisation des CC pour répondre à vos besoins. En nous basant sur vos exigences spécifiques quant au traitement des comptes créditeurs, nous gérons toutes les étapes.

Les avantages de l’automatisation des comptes créditeurs

• Efficacité, économies et contrôle

• Personnalisation pour les périodes de pointe et les périodes creuses

• Vitesse de mise en place : de 30 à 60 jours pour être fonction

• Contrôle et réduction des coûts : remplace les coûts variables par des coûts fixes

• Élimine presque totalement le papier et les systèmes déconnectés à travers le traitement des comptes créditeurs

• Gestion et conversion efficace des factures reçues des fournisseurs

• Increased financial and procurement visibility to analytics based on valuable reporting

• Très peu de soutien de la part de votre service de TI est nécessaire

• Aucun remplacement de système de comptes créditeurs — nous aidons le vôtre à mieux performer

Décharger les responsabilités de la gestion quotidienne des comptes créditeurs

Concentrez-vous sur vos initiatives d’entreprise clés, en sachant que des experts s’occupent de la gestion importante mais fastidieuse de vos factures.