Solution de services de gestion de l’impression pour le gouvernement
Limiter l’impression et diminuer les coûts
Protégez votre investissement dans les imprimantes, diminuez vos frais d’exploitation et respectez les exigences en matière de sécurité grâce aux Solutions de services de gestion de l’impression pour le gouvernement de Ricoh. Nous évaluerons votre situation, nous vous donnerons des conseils sur les procédures d’affaires et les flux de travaux, nous établirons les dimensions idéales de votre parc d’imprimantes, nous mettrons en service des logiciels à la suite de quoi nous vous offrirons du soutien sur place.
Ayez une idée exacte des dépenses que vous engagez réellement.
Commencez par les faits, l’aperçu complet de votre parc d’imprimantes.
Il arrive souvent que les imprimantes passent sous le radar budgétaire. Vous ignorez donc qui en sont les utilisateurs, ce qu’ils impriment, à quel moment et à quels endroits (voire si les bonnes imprimantes sont placées aux bons endroits). Sans contrôle, il vous est impossible d’avoir une idée précise des dépenses d’impression que vous engagez réellement, encore moins des mesures à prendre pour les limiter.
Les services de gestion de l’impression offrent l’expertise, les outils et les ressources humaines nécessaires pour vous aider à gérer votre environnement d’impression en toute sécurité avec un rapport coût-efficacité satisfaisant. Nous effectuerons une évaluation initiale afin d’identifier les goulots d’étranglement, les redondances ainsi que les risques liés à la conformité :
en utilisant des outils pour cartographier votre environnement de production actuel.
en identifiant et en évaluant tous les appareils dans votre réseau.
en documentant les étapes informatisées et manuelles, les systèmes, les ressources et les flux de travaux employés pour vos appareils.
Exécuter ensuite les étapes qu’il faut
Ajustez votre parc d’imprimantes, les flux de travaux, les procédures d’affaires, les lignes directrices relatives à l’impression et le soutien aux travaux d’impression.
Il est probable que les membres du personnel de la TI soient débordés de travail par les projets de soutien aux utilisateurs, les applications et les initiatives de différents organismes. Il s’ensuit que votre parc d’imprimantes ne reçoit sans doute pas l’attention qu’il mérite, surtout s’il est trop gros, surutilisé ou mal ajusté. Quand survient une défaillance, les tâches sont retardées, votre service d’assistance technique est inondé d’appels pendant que les employés s’évertuent à trouver des solutions de rechange.
Les services de gestion de l’impression vous aident à exclure ce scénario onéreux:
Recommandations pour harmoniser vos flux de travaux et vos procédures d’affaires.
Stratégies pour normaliser l’ensemble du parc d’imprimantes, regrouper les imprimantes et assurer la gestion du parc, en en ramenant les dimensions et la configuration à une échelle raisonnable, de façon à répondre le mieux possible à vos besoins.
Politiques et lignes directrices sur l’impression en bonne et due forme, traitant de la façon d’imprimer des documents, des appareils à utiliser et des paramètres à régler (tout en respectant les normes en matière de sécurité établies.
Spécialistes de Ricoh sur place dont les responsabilités peuvent être adaptées à vos besoins jusqu’à 24 heures sur 24, sept jours sur sept, 365 jours par année.
Mettez en place des contrôles, vous obtiendrez des résultats
Levez les obstacles afin que les employés et les administrateurs puissent travailler efficacement.
Lorsque vous n’arrivez pas à « voir » les appareils, il vous est impossible de constater leurs effets sur la productivité, la qualité et les coûts. Grâce à la composante de gestion des sorties des services de gestion de l’impression, vous pouvez obtenir des précisions réalisables. Voici ce que vous pourrez faire :
Mettre en place des contrôles pour les fonctions des imprimantes multifonctions comme la photocopie, l’impression, l’envoi de messages par courriel et par télécopieur et la numérisation.
Mettre en service un système d’impression de type suivez-moi, qui vous aidera à réduire le gaspillage et les travaux d’impression inutiles.
Automatiser les tâches de gestion et de rapports clés, y compris les métriques d’impression de niveau utilisateur final pour la rétrofacturation aux services.
Analyser les données en fonction du temps pour apporter continuellement des améliorations et prendre des décisions relativement à votre parc d’imprimantes.
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