Stratégie de cout et réponse à la complexité

 Au sujet du client

Ce collège canadien est reconnu comme un chef de file dans la formation pratique, axée sur l’expérience pratique par des stages en entreprise et en agence. Comprenant quatre campus et six campus satellites, il est aussi reconnu comme l’un des établissements postsecondaires les plus hétérogènes au Canada.

Le défi

En tant qu’établissement public, le collège a cherché à réduire les couts et la complexité des services en s’associant à des fournisseurs dont l’expertise pouvait faciliter les changements requis.

Quand le collège s’est penché sur les périphériques d’impression, il s’est vite rendu compte qu’il n’y avait aucune stratégie en place et que le parc d’équipement avait crû de façon débridée avec les commandes indépendantes provenant des départements. On comptait 22 fournisseurs, ce qui empêchait d’avoir une vue d’ensemble des frais d’utilisation. De plus, l’analyse a fait ressortir la charge de travail du service TI, aux prises avec les pannes fréquentes d’un parc vieillissant. L’équipe des TI ne pouvait gérer le parc en réseau et adoptait une approche pompier très inefficace. Cela entrainait une hausse des couts de gestion du parc tout en réduisant l’efficacité de l’équipe TI dont les objectifs principaux d’entretien du réseau et de centre d’assistance étaient négligés.

Le collège avait souvent recours à l’impartition, ce qui ajoutait un autre cout à celui du parc. Un système essentiellement manuel (on déposait la tâche chez le fournisseur) et l’importance du facteur temps dans le milieu de l’enseignement faisaient en sorte que les devis étaient souvent révisés pour inclure des frais d’urgence, que les tombées étaient souvent dépassées et que les impressions comportaient parfois des erreurs. Un tel niveau de service en était venu à affecter la capacité du collège à atteindre ses objectifs pédagogiques de façon efficace. En répondant à cet appel d’offres, Ricoh voyait une occasion d’implanter une réelle solution aux besoins du collège, plutôt que d’être un simple fournisseur d’équipement.

La solution

 Une fois l’analyse du site terminée, Ricoh a retenu comme stratégie de déploiement le modèle MFP + P unique à Ricoh. Une telle approche visait le retrait de pratiquement toutes les imprimantes existantes, de même que du parc Xerox en place. Avec l’adoption d’un parc en réseau, la solution Ricoh replaçait la gestion du parc entre les mains de l’équipe TI. De plus, la solution répondait aux exigences de rapidité de chaque département en combinant un appareil multifonction à une imprimante rentable – une stratégie qu’aucun autre concurrent ne pouvait contrer.

Au coeur de la solution se trouvait un modèle de facturation à la copie concurrentiel, qui englobait les imprimantes et les appareils multifonctions du réseau. Cette stratégie d’apparence simple permettait au collège de reprendre les rennes de ses couts d’impression tout en permettant à ses utilisateurs d’imprimer à l’appareil qui leur convenait le mieux, sans avoir à se préoccuper des couts. Le collège pouvait aussi profiter des installations d’impression de Ricoh, ce qui lui permettait d’accomplir les travaux importants tout en saisissant avec précision les couts qui y seraient associés. C’est Ricoh Document Management (RDM) - les installations de services professionnels de Ricoh - qui a été mis à contribution en fournissant certaines améliorations comme le déploiement d’outils électroniques de soumission des tâches. Ceci a permis de structurer le processus sur le champ et a établi un niveau de service défini et atteignable par tous. Cela permettait aussi à tout le système – à l’interne et imparti – de fonctionner comme un tout, les tâches étant affectées selon leur taille et leur complexité, plutôt que selon de présumées contraintes budgétaires. En offrant une solution d’impression en réseau totalement transparente, Ricoh a aidé le collège à gérer son budget, une question d’importance dans le secteur public. La solution proposait notamment des contrôles à trois niveaux :

• Gestion des couts, grâce au modèle de cout à la copie et au nombre limité de consommables et de fournitures;
• Gestion du parc grâce à la visibilité sur le réseau des appareils avec des applications Ricoh comme Web Smart DeviceMonitor et @Remote, et des applications de tierce partie comme Equitrac Office pour la rétrofacturation aux départements;
• Gestion de la main-d’oeuvre, en allégeant la charge de travail de l’équipe TI et en améliorant la productivité des employés.

The Result

The college selected Ricoh as its sole vendor, primarily due to the ability to optimize device utilization with effective measurement tools. This in turn would drive cost savings opportunities, and deliver a true best-practices regimen. In addition, Ricoh was able to demonstrate a marked improvement in service management/predictability, while increasing user functionality and consolidating devices through standardization. The result: A print strategy fully in line with the college’s established goals.