Dés économies à la tonne!

Au sujet du client

Ce grand magasin est la plus vieille entreprise du Canada et son grand magasin le plus important. L’entreprise exploite plus de 500 magasins sous différentes bannières et est l’un des plus grands employeurs du Canada avec près de 70 000 associés.

Le défi

L’entreprise utilisait de nombreux produits provenant de nombreux fournisseurs lorsque Ricoh a entrepris au début de 2003 une initiative majeure de charte d’entreprise. L’entreprise avait repéré des économies potentielles et fixé des objectifs d’efficacité et avait fait appel au marché. Elle recherchait un partenaire qui pourrait l’aider à faire une analyse nationale complète, une étude sur place, un justificatif des couts, la validation de principe et le plan d’implantation pour atteindre ces objectifs. Son parc se composait de :

• Fournisseurs : Ricoh, Xerox, Canon, Pitney Bowes, Lexmark, HP
• Taille du parc : imprimantes : 1 300
  • Télécopieurs : 700
  • Copieurs : 650
  • Appareils multifonctions : 30
• Objectifs
  • Stratégie de migration de l’impression depuis des imprimantes au cout à la page élevé à des appareils multifonctions plus rentables
  • Rehausser la productivité des employés
  • Réduire le nombre de fournisseurs et de modèles uniques
  • Réduire les couts administratifs, les couts d’approvisionnement et de facturation
  • Gestion des actifs par le fournisseur
  • Possibilité de déménager, d’ajouter, ou de modifier des appareils, notamment lors de restructurations
  • Stratégie de gestion de l’information et de l’impression de bout en bout – imprimantes/appareils multifonctions/unités centrales/impression sur demande/impression commerciale/ateliers d’impression
  • Réduction des couts
  • Accès convivial au parc, aux données sur l’actif, à l’historique de service, aux couts et aux volumes
  • Amélioration continue
  • Simplifier les structures de soutien TI

Les différentes divisions faisaient l’acquisition des imprimantes, des télécopieurs, des copieurs et des numériseurs séparément, ce qui entrainait un chevauchement des technologies installées et empêchait l’accès aux données sur les actifs. L’entreprise avait signé tous les types de contrat : achat, crédit-bail et cout à la copie; les dates d’expiration étaient dispersées et plusieurs fournisseurs assuraient le service. Les normes étaient fixées par groupe de travail ou magasin. Les employées pouvaient télécopier, copier ou imprimer depuis une multitude d’appareils peu éloignés. La numérisation n’était pas courante. Les produits étaient achetés, remplacés par le fournisseur à l’expiration du contrat ou lorsqu’il y avait des problèmes avec l’équipement.

La solution

Ricoh a présenté un aperçu à la haute direction en 2003. Nous avons établi un cheminement et une méthodologie sur dix mois. Une équipe formée d’employés de l’entreprise et de Ricoh a été mise sur pied pour réaliser le projet. L’équipe produisait des rapports d’étape à la direction de façon régulière.

Des communications internes ont été envoyées à tous les endroits touchés, les informant du programme Print Audit, des avantages pour l’entreprise et ses employés, des processus, des jalons et des échéanciers.

Le directeur de projet Ricoh a communiqué individuellement avec tous les endroits à faire l’objet d’un audit.

Grâce à des outils logiciels, des visites sur place et des entrevues, Ricoh a largement dépassé les attentes de la haute direction. Nous avons fourni à l’entreprise une liste exhaustive de l’équipement actuel, des couts et des volumes. Même si le directeur de projet de l’entreprise a changé trois fois au cours de 12 mois, Ricoh a tout de même réussi à livrer le projet à temps.

Vous trouverez ci-après un aperçu des tâches et des avantages. Nous pouvons vous fournir un aperçu plus détaillé des plans, des outils d’audit et des résultats sur demande.

Ricoh a utilisé les outils suivants pour saisir l’actif :

• @Remote (rapport sur les volumes et l’actif)
• Audits PrintWise
• Projet pilote de sondages de site

Ricoh a pu présenter une analyse de couts détaillée avec projection des couts qui comprenait les informations suivantes sur le parc de copieurs, de télécopieurs, d’imprimantes et d’appareils multifonctions :

• Emplacement et centre de couts
• Modèle et numéro de série
• Adresse IP et identité RL
• Identité de l’unité centrale
• Date et prix d’achat
• Dépréciation
• Volume mensuel moyen
• Cout des consommables/cout du service/cout d’entretien
• Solution proposée avec économies, plans d’étage et avantages

Le résultat

• Inventaire complet et couts de tous les actifs fournis par Ricoh, comprenant tous les appareils des concurrents
• Un conseiller externe a suggéré que le client pouvait économiser jusqu’à 400 000 $ sur une période de cinq ans grâce à la migration d’impression (des imprimantes aux appareils multifonctions) – Le client et Ricoh ont convenu que la seule migration représenterait des économies de plus de 2 400 000 $
• Consolidation des fournisseurs (élimination de quatre fournisseurs et de 60 différents modèles)
• Flux de travail et processus améliorés
• Surveillance à distance améliorée pour le soutien TI
• Accès Internet (portail) à toutes les informations : actifs, historique de service, appels de service en cours, délai de réponse, pourcentage de disponibilité, état des livraisons, données de facturation
• Économies d’énergie substantielles : plus d’un million de dollars pendant le terme du contrat (montant exact à déterminer)
• Implantation d’une stratégie d’amélioration continue et de technologie à long terme.
• Facturation consolidée; personnalisation des centres de couts et des divisions au format requis par le client
• Plan d’acquisition par crédit-bail et CPC tout compris
• La haute direction du client approuve actuellement la charte d’entreprise